eRegulamin Świadczenia Usług

§ 1. Definicje i postanowienia ogólne

1.1 Definicje

1.2 Zakres regulaminu

Niniejszy regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną za pośrednictwem Aplikacji AI KluczSport System, prawa i obowiązki Użytkowników oraz Usługodawcy, a także wymagane procedury ochrony danych osobowych zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności z RODO i ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r.

1.3 Prawo właściwe

Regulamin podlega prawu polskiemu. Wszelkie spory wynikające z korzystania z Aplikacji rozstrzygane będą przez sądy właściwe dla siedziby Usługodawcy w Żninie.

§ 2. Charakterystyka i dostępność Usługi

2.1 Rodzaj i zakres Usługi

Aplikacja AI KluczSport System to platforma informatyczna (SaaS) świadczona drogą elektroniczną, umożliwiająca:

• Zarządzanie danymi zawodników i ich rodziców
• Komunikację między Akademią, trenerami a rodzicami
• Śledzenie harmonogramu treningów, meczów i wydarzeń
• Zarządzanie obecnościami i nieobecnościami
• Obsługę płatności i harmonogramów płatności
• Dystrybucję dokumentów i informacji
• Analitykę postępów zawodników
• Integrację z Google Calendar, Gmail, Google Drive i innymi narzędziami

2.2 Dostępność

Aplikacja dostępna jest 24/7 poprzez interfejs webowy. Usługodawca dąży do zapewnienia dostępności na poziomie 99.5% w ciągu miesiąca kalendarzowego, z wyłączeniem przerw konserwacyjnych zaplanowanych w godzinach 22:00-06:00 czasu polskiego.

2.3 Wymagania techniczne

Użytkownik musi posiadać dostęp do internetu oraz przeglądarkę internetową wspierającą standard HTML5 (np. Chrome, Firefox, Safari, Edge w wersji nie starszej niż 2 lata). Aplikacja jest responsywna i dostępna na urządzeniach mobilnych.

§ 3. Rejestracja i konto użytkownika

3.1 Warunki rejestracji

Rejestracja w Aplikacji jest darmowa i dostępna dla:

• Rodziców/opiekunów dzieci zapisanych do Akademii
• Trenerów zatrudnionych w Akademii
• Pracowników administracyjnych Akademii
• Zawodników w wieku 13+ lat z przyzwoleniem rodziców

3.2 Proces rejestracji

Rejestracja wymaga podania adresu e-mail i ustanowienia hasła. Użytkownik jest zobowiązany do podania danych zgodnych ze stanem faktycznym. Usługodawca weryfikuje tożsamość Użytkownika poprzez potwierdzenie adresu e-mail i powiązanie z bazą zawodników/pracowników Akademii.

3.3 Bezpieczeństwo konta

Użytkownik jest odpowiedzialny za poufność hasła i wszystkie działania wykonane na jego koncie. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieautoryzowany dostęp wynikający z niedopatrzenia Użytkownika. W przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa konta, Użytkownik powinien niezwłocznie poinformować Usługodawcę.

§ 4. Przetwarzanie danych osobowych

4.1 Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Pałucka Akademia Piłkarska BZYKI Żnin, ul. Dąbrowskiego 63, 88-400 Żnin, NIP: 5621805636.

4.2 Podmiot przetwarzający

Podmiotem przetwarzającym dane osobowe na mocy odrębnej umowy (DPA) jest Pro Site Group Sp. z o.o., NIP: 5543011772. Pro Site Group nie ma dostępu do treści danych, a jedynie odpowiada za infrastrukturę hostingową, bezpieczeństwo serwera oraz wykonanie poleceń Administratora.

4.3 Kategorie zbieranych danych

Aplikacja zbiera i przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, data urodzenia, płeć
• Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania
• Dane zawodnika: przepisy medyczne, zdjęcie profilowe, postępy treningowe, statystyki meczowe
• Dane rodzica/opiekuna: PESEL (tylko dla celów prawnych), dane bankowe (do przetwarzania płatności)
• Dane trenera: numer licencji, kwalifikacje, harmonogram pracy
• Dane techniczne: adres IP, pliki cookies, typ przeglądarki, godzina dostępu, rejestr logów
• Dane komunikacyjne: wiadomości, załączniki, notatki z interakcji

4.4 Podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych realizowane jest na następujących podstawach prawnych (Art. 6 RODO):

• Umowa: Przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy świadczenia usług (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
• Obowiązek prawny: Wykonanie obowiązków podatkowych i sprawozdawczych wynikających z ustawy (Art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
• Uzasadniony interes: Bezpieczeństwo systemów, analityka użytkowania, zapobieganie oszustwom (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
• Zgoda: Marketing, analizy behawioralne, udostępnianie danych trzecim stronom (Art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — wyłącznie na piśmie

4.5 Cel przetwarzania

Dane osobowe przetwarzane są w celu:

• Świadczenia usług Aplikacji i realizacji umowy z Użytkownikiem
• Zarządzania akademią piłkarską i organizacji treningów/meczów
• Komunikacji między Akademią, rodzicami i trenerami
• Zarządzania płatnościami i prowadzenia rozliczeń finansowych
• Spełnienia obowiązków podatkowych (PIT, VAT, CIT)
• Zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych i ochrony przed oszustwami
• Prowadzenia analityki użytkowania w celu usprawnienia Aplikacji
• Spełnienia obowiązków prawnych wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych

4.6 Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres:

• Dane zawodnika: przez okres nauki w Akademii + 1 rok po opuszczeniu
• Dane rodzica: przez okres, gdy dziecko uczy się w Akademii + 1 rok
• Dane trenera: przez okres zatrudnienia + 5 lat (wymóg przepisów podatkowych)
• Dane transakcji/płatności: 6 lat (wymóg ustawy o rachunkowości)
• Logi dostępu/bezpieczeństwa: 90 dni (ze względów bezpieczeństwa)
• Korespondencja: 3 lata po ostatniej interakcji (wymóg przepisów handlowych)

4.7 Udostępnianie danych trzecim stronom

Dane osobowe mogą być udostępniane:

• Pro Site Group: Podmiotowi przetwarzającemu na mocy umowy o przetwarzaniu danych
• Google: Dla integracji z Google Calendar, Gmail, Google Drive (dane są szyfrowane end-to-end, użytkownik ma dostęp do ustawień prywatności)
• Instytucje publiczne: Organom ścigania, sądom i organom administracji, jeśli wymagane przepisami prawa
• Strona trzecia: Wyłącznie za zgodą Użytkownika udzieloną na piśmie

Przed udostępnieniem danych, Usługodawca weryfikuje zasadność żądania oraz zgodność z prawem.

§ 5. Bezpieczeństwo danych

5.1 Środki techniczne

• Szyfrowanie SSL/TLS: Wszystkie dane przesyłane są szyfrowane szyfrem AES-256
• Szyfrowanie bazy danych: Wrażliwe dane (hasła, PESEL, dane bankowe) przechowywane są w formie zaszyfrowanej
• Uwierzytelnianie: Systemy logowania korzystają z bezpiecznych algorytmów haszowania (bcrypt)
• Firewall: Serwery chronione są przez zaawansowany firewall aplikacyjny (WAF)
• Monitoring: Systemy monitorują zagrożenia bezpieczeństwa 24/7
• Backup: Automatyczne kopie zapasowe tworzone są codziennie i przechowywane w geograficznie oddzielonych lokalizacjach

5.2 Środki organizacyjne

• Ograniczenie dostępu do danych do niezbędnego personelu
• Umowy poufności z pracownikami i podwykonawcami
• Procedury szkoleniowe w zakresie ochrony danych
• Regularna audyt bezpieczeństwa i testy penetracyjne
• Plan reagowania na incydenty bezpieczeństwa

5.3 Incydent bezpieczeństwa

W przypadku naruszenia bezpieczeństwa prowadzącego do dostępu, ujawnienia lub utraty danych osobowych, Usługodawca powiadomi Urząd Ochrony Danych Osobowych w ciągu 72 godzin od jego wykrycia. Jeśli naruszenie stwarza wysokie ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych, Użytkownicy będą powiadomieni niezwłocznie za pośrednictwem e-maila.

§ 6. Prawa Użytkowników w zakresie danych osobowych

6.1 Prawo dostępu

Użytkownik ma prawo uzyskać dostęp do swoich danych osobowych przechowywanych w Aplikacji. Wnioski o dostęp można złożyć poprzez panel ustawień użytkownika lub wysyłając e-mail na akademia@pap-bzyki.pl. Odpowiedź zostanie udzielona w ciągu 30 dni.

6.2 Prawo sprostowania

Użytkownik może żądać sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych. Większość danych można edytować bezpośrednio w panelu użytkownika. W przypadku danych wymagających weryfikacji (np. PESEL) kontakt z Akademią jest niezbędny.

6.3 Prawo do usunięcia (Prawo do bycia zapomnianym)

Użytkownik może żądać usunięcia swoich danych osobowych, chyba że:

• Dane są niezbędne do wykonania umowy
• Usługodawca ma obowiązek prawny przechowywania danych (np. wymogi podatkowe)
• Dane są niezbędne dla celów ochrony bezpieczeństwa

6.4 Prawo do ograniczenia przetwarzania

Użytkownik może żądać ograniczenia przetwarzania swoich danych. Dane będą przechowywane, ale nie będą aktywnie przetwarzane.

6.5 Prawo do przenaszalności danych

Użytkownik może żądać kopii swoich danych w formacie strukturalnym i powszechnie stosowanym (CSV, JSON). Usługodawca zapewni dane w ciągu 30 dni.

6.6 Prawo do sprzeciwu

Użytkownik ma prawo sprzeciwić się przetwarzaniu danych dla celów marketingu bezpośredniego. Usługodawca niezwłocznie wstrzyma takie przetwarzanie.

6.7 Realizacja praw

Aby skorzystać z powyższych praw, Użytkownik powinien wysłać pisemny wniosek na adres e-mail akademia@pap-bzyki.pl lub pisemnie na adres Akademii. Wnioski będą rozpatrywane w ciągu 30 dni. Usługodawca może poprosić o dokumenty potwierdzające tożsamość.

§ 7. Architektura i struktura Aplikacji

7.1 Komponenty Aplikacji

• Frontend: Interfejs webowy (React, Tailwind CSS) — działający w przeglądarce użytkownika
• Backend: Serwer aplikacji hostowany przez Pro Site Group — odpowiada za logikę biznesową i przetwarzanie danych
• Baza danych: Relacyjna baza danych (PostgreSQL/MySQL) przechowywana w zabezpieczonym data center
• Integracje: API integracyjne z Google (Calendar, Gmail, Drive, Analytics)
• Systemy bezpieczeństwa: WAF, DDoS protection, SSL/TLS, monitoring 24/7

7.2 Przepływ danych

1. Użytkownik wprowadza dane w przeglądarce
2. Frontend szyfruje dane (HTTPS/TLS)
3. Backend odbiera i waliduje dane
4. Backend przechowuje dane w bazie danych (szyfrowanie na poziomie kolumny)
5. Backup automatycznie tworzy kopie danych
6. Logi dostępu rejestrują wszystkie operacje

7.3 Udostępnianie danych w Aplikacji

Hierarchia dostępu:

• Administrator (Akademia): Pełny dostęp do wszystkich danych wszystkich użytkowników
• Trener: Dostęp do danych zawodników przypisanych do jego grup, dane z kontaktem, harmonogramy, statystyki
• Rodzic: Dostęp do danych tylko własnego dziecka i informacji ogólnych Akademii
• Zawodnik (13+): Dostęp do własnych danych, harmonogramu, statystyk i komunikacji

7.4 Cookies i tracking

Aplikacja wykorzystuje:

• Cookies sesji: Niezbędne do utrzymania logowania i funkcjonowania Aplikacji
• Google Analytics: Do analizy sposobu użytkowania Aplikacji (anonimizowane dane)
• Cookies funkcjonalne: Zapamiętywanie preferencji użytkownika

Użytkownik może zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki. Odmowa akceptacji cookies sesji uniemożliwi korzystanie z Aplikacji.

§ 8. Prawa i obowiązki Użytkownika

8.1 Obowiązki Użytkownika

• Podawanie danych zgodnych ze stanem faktycznym
• Aktualizowanie swoich danych w przypadku zmian
• Ochrona hasła i poufności dostępu do konta
• Korzystanie z Aplikacji zgodnie z obowiązującym prawem
• Nieutrzymywanie w tajemnicy żadnych wrażliwych danych wprowadzonych w Aplikacji (chyba że wymagane ustawą)

8.2 Prawo do rezygnacji

Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z korzystania z Aplikacji, pisemnie informując o tym Akademię. Po rezygnacji, konto zostanie dezaktywowane. Dane będą przechowywane zgodnie z § 4.6.

8.3 Zakazane działania

Użytkownik zobowiązuje się do:

• Nieudostępniania dostępu do konta osobom trzecim
• Nieprzesyłania treści niegodziwych, obraźliwych czy zabronionych
• Nieprób hakowania lub obchodzenia zabezpieczeń
• Niezbierania danych masowo bez zgody Usługodawcy
• Nieutożsamiania się fałszywie

§ 9. Odpowiedzialność i gwarancje

9.1 Ograniczenie odpowiedzialności

Usługodawca dąży do zapewnienia bezpieczeństwa i dostępności Aplikacji, jednak nie daje gwarancji, że:

• Aplikacja będzie wolna od błędów
• Wszystkie funkcje będą dostępne w każdej chwili
• Dane nie będą nigdy narażone na dostęp nieautoryzowany

9.2 Força majeure

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w dostępie spowodowane katastrofami naturalnymi, atakami terrorystycznymi, wojną, strajkami lub innymi siłami niezależnymi.

§ 10. Zmiany regulaminu

10.1 Prawo do modyfikacji

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmian regulaminu w przypadku zmian wymogów prawnych lub ulepszenia usług. Zmiany będą ogłaszane na stronie Aplikacji z wyprzedzeniem minimum 14 dni.

10.2 Wejście w życie zmian

Jeśli Użytkownik nie zgadza się ze zmianami, ma prawo zrezygnować z korzystania z Aplikacji. Kontynuowanie korzystania oznacza akceptację nowych warunków.

§ 11. Kontakt i rozpatrywanie reklamacji

11.1 Dane kontaktowe

11.2 Procedura reklamacji

W przypadku problemów z Aplikacją lub naruszeń regulaminu:

1. Złóż reklamację pisemnie na adres akademia@pap-bzyki.pl
2. Opisz szczegółowo problem i podaj datę jego wystąpienia
3. Usługodawca rozpatrzy reklamację w ciągu 14 dni
4. Odpowiedź zostanie wysłana na adres e-mail Użytkownika

11.3 Rozstrzyganie sporów

Wszelkie spory będą rozstrzygane przez sądy właściwe dla siedziby Usługodawcy w Żninie. Przed skierowaniem sprawy do sądu, strony zobowiązane są do próby polubownego rozwiązania sporu.

§ 12. Ochrona danych rodziców i dzieci

12.1 Dane dzieci poniżej 13 lat

Aplikacja zbiera dane dzieci poniżej 13 lat (zawodnicy). Zgodnie z RODO, rodzic/opiekun jest odpowiedzialny za zgodę na przetwarzanie tych danych. Rejestracja rodzica oznacza wyrażenie zgody na przetwarzanie danych dziecka.

12.2 Prawa rodziców

Rodzic może w każdej chwili:

• Wycofać zgodę na przetwarzanie danych dziecka
• Zażądać dostępu do danych dziecka
• Żądać usunięcia lub sprostowania danych dziecka

12.3 Zdjęcia zawodników

Publikowanie zdjęć zawodników w Akademii (strona www, media społeczne) wymaga odrębnej pisemnej zgody rodzica/opiekuna. Akademia respektuje prawo do wizerunku dziecka.

§ 13. Przepisy końcowe

13.1 Wersja regulaminu

Obowiązująca jest wersja elektroniczna dostępna na stronie www.pap-bzyki.pl/eregulamin. Wersje papierowe wydawane na żądanie.

13.2 Severabilitas

Jeśli jakakolwiek klauzula niniejszego regulaminu zostanie uznana za nieważną lub niewykonalną, pozostałe klauzule pozostają w mocy.

13.3 Obowiązywanie

Regulamin obowiązuje od dnia 25.09.2026 i do czasu jego zmiany lub uchylenia.